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如何写出地道又高级的商务英语邮件

17 人参与  2020年09月16日 18:13  分类 : 海外营销  评论

    要说现代职场上最重要的沟通形式是什么?

    那肯定是“邮件”了~然而,如何把邮件写出花儿,让同事、老板、客户看得赏心悦目却不简单。

    今天我就给大家分享一些句型之外的写作技巧、一些小心思和思路。掌握了这些,你的邮件也能让人看得赏心悦目,凸显你的职场力。

    01

    邮件开头

    一般来说,邮件开头比较重要。一个好的的开头能够快速拉近彼此的距离,承前启后、减少沟通障碍。下面给大家介绍一些既简单又经典的开头句式:

    ✅Justcheckingin.

    这是美国人常用的句型,就跟咱们的“没事,打个电话随便问问,只是联系看看你过得好不好”差不多一个意思,让对方放松心情。

    ✅Justcheckingintomakesurethat…

    只是过来确认下……

    ✅Justwantedtosendyouaquicknoteto…

    只是给你发个信来……

    ✅Iwantedtoreachouttoyoubecause…

    我只是联系你来……

    ✅Ihopethisfindsyouwell.

    希望你一切都好。

    上面只是小试牛刀,下面我开始介绍一些小技巧,教大家在一些棘手情况下,如何回复邮件,让你邮件看起来圆滑有礼貌~

    02

    善用情态动词和修饰词

    如果工作中遇到了问题,你需要上报你的老板,那你要怎样通过邮件进行沟通呢?

    如果你邮件写成下面这样,可能老板看了分分钟想把你辞掉?

    举个例子?

    “Therewillbeadelayinthecompletionoftheproject.”

    这句话就好比,你对你的领导说:“通知你一下,这个项目的完成将会有一个延迟。”如此强硬的语气,你觉得你的boss能开心吗?

    那要怎么缓和语气,让老板消化坏消息做好心理建设呢?答案就是善于使用“情态动词和修饰词”,下面这个句子可以给你点灵感:

    举个例子?

    Theremightbeaslightdelayinthecompletionoftheproject.

    聪明的同学是不是已经看到了区别,这里就是用了一些小技巧,比如情态动词mightbe,修饰词slight让整个句子变得柔和起来,负面感情低了很多。让人觉得你虽然犯了错,但是态度非常诚恳~

    看到没,在写商务邮件时,用好修饰词是多么关键,以后再遇到这种情况,就可以使用这样一些让邮件变得有礼貌的修饰词:alittle、abit、alittlebit、slight、slightly、small、oneortwo.

    举个例子?

    Wearehavingproblemswiththenewproduct.❌

    Wearehavingoneortwoproblemswiththenewproduct.⭕

    这个新产品有点小问题。

    Themarketingcampaignisbehindschedule.❌

    Themarketingcampaignisalittlebitbehindschedule.⭕

    市场活动有点落后于计划了。

    03

    善用问句

    另一种让邮件看起来很有礼貌,诚意十足的办法就是运用问句,特别是当你想要提出某个意见的时候。

    这就需要好好把握一下你的分寸感了~举个例子,你希望别人重新设计下公司logo,如果你说“Weshouldredesignthecompanylogo!”多半别人会觉得你有点霸道,也许心里面抱怨:凭什么你说要重新设计就设计!

    所以,保险起见我们就可以用问句来表达:

    举个例子?

    “Shouldn’tweredesignthecompanylogo?”

    以非直接的方式提出你的建议,就显得你非常的谦逊有礼,除了shouldn't还可以用couldn't、wouldn't引导的句子表达个人意见:

    举个例子?

    Wemusthireanewadvertisingagency.❌

    Wouldn’titbebettertohireanewadvertisingagency?⭕

    雇佣一家新的广告公司岂不是更好吗?

    04

    活用过去进行时

    听到这儿,有的同学是不是一头雾水,其实“过去进行时”也是写邮件时候的大利器,用的好,可以让邮件上一个档次!

    举个例子?

    “Ihopewecansignthecontracttoday.”

    这就是很平淡的一句话,“我希望我们能把合同签了”怎样打动你的客户呢?但如果你使用了过去进行时,改成“Iwashopingthatwecouldsignthecontracttoday.”就会让人觉得这是你期待已久的事情,足以看到你对合同的重视程度,好感度提升的不是一点点!

    举个例子?

    Iaimtofinishthisprojectbytheendofthemonth.❌

    Iwasaimingtofinishthisprojectbytheendofthemonth.⭕

    我打算再本月底完成这个项目。

    05

    以询问的方式结尾

    最后,咱们来谈谈邮件结尾怎么收场。我们跟朋友,客户,老板写邮件,一定要硬邦邦的吗?你其实可以试试下面这些说法哦~

    “Doesthishelpyou?”

    “Didthatansweryourquestion?Anddoesitmakesense?”

    “AnythingelsethatIcanhelpwithtoday?”


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